Stadgar för föreningen

Eldandili Fantasy

Allmänna bestämmelser

1 § Ändamål
Föreningens fullständiga namn
Eldandili Fantasy
Föreningen har som ändamål att bedriva ideell verksamhet inom körsång och cosplay samt med särskild målsättning att genomföra konserter, workshops och studiecirklar med fantasy-tema. Föreningen vänder sig till människor i alla åldrar, oavsett bakgrund, med särskilt fokus på att engagera ungdomar och unga vuxna i körsång, både som sångare, tekniker och som publik. Föreningen ska aktivt arbeta för att motverka all form av diskriminering. Den ska arbeta för att förena körsång och cosplay eller levande rollspel. Föreningen skall fungera som en bildningsplattform där människor kan mötas och ha utbyte över yrkes- och intressegränser för att stärka kunskapsutbyte, relationer och personlig utveckling.
2 § Säte samt organisationsnummer
Föreningen har sin hemort/säte i Säters kommun där föreningen också har sin huvudsakliga verksamhet i form av körrepetitioner och cosplay-workshops.
Föreningens organisationsnummer 8025443428
3 § Sammansättning, tillhörighet m.m.
Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.
4 § Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.
5 § Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör gemensamt (båda i förening). Den som genom delegation fått fullmakt att företräda föreningen ska återrapportera till styrelsen.
6 § Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår från och med år 2. År 1 med start från extra årsmöte till sista december.
7 § Stadgetolkning
Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.
8 § Skiljeklausul
Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader
liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Kostnaderna för ordförande och sekreterare, delas lika mellan parterna.
9 § Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster.
Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.
10 § Upplösning av föreningen För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar tillfalla medlemmarna i föreningen i form av en gemensam avslutningsceremoni och föreningens handlingar m.m. skall arkiveras på Folkrörelsearkivet/Arkivcentrum Dalarna.
Föreningens medlemmar
11 § Medlemskap
Föreningen är öppen för alla fysiska personer. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Styrelsen har rätt att utse person till hedersmedlem. Beslut om medlemskap fattas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemskapet gäller tills vidare och medlemsavgift betalas in i början av varje kalenderår. SENSUS hanterar administration av deltagare i studiecirkel och ev. löneutbetalning för externa kursledare. Registret över medlemmar som ej deltar i studiecirkel och stödmedlemmarna (House of Eldandili) handhas av administrationsfylket.
Behandling av personuppgifter
Medlem godkänner genom sitt medlemskap att SENSUS får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR.
12 § Utträde
Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift senast den 31 december får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen.
13 § Uteslutning
Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen härför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörde.
14 § Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem
• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
• har rätt till information om föreningens angelägenheter
• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan
• har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen annat än det som angivits i §10.
• skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen
• godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen
• Inbjuds och uppmanas att aktivt delta i något utav föreningens fylken
• Medlemsrabatt på föreningens workshops och föreläsningar
• Om körsångare begär ledigt från kören hålls dennes plats i ett år (ett projekt) innan platsen öppnas för annan sökande. Ledighet beviljas av körledaren.
• Föreningen är öppen för alla vad gäller allt utom kören. Tillträde till kören avgörs genom provsjungning.
Årsmöte och extra Årsmöte
15 § Tidpunkt, kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna via mail och på föreningens interna sida på Facebook. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga, förslagsvis i föreningens molntjänst (Dropbox).
16 § Förslag till motioner att behandlas av årsmöte
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast en vecka före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.
17 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt
Medlem som har betalt medlemsavgiften och fyller lägst 15 år har rösträtt på möte. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
18 § Beslutsförhet
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
19 § Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Med undantag för de i 9 § och 10 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ. Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster. För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Beslut bekräftas med trollstavsslag.
20 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen.
21 § Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:
1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av protokolljusterare och rösträknare.
4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
5. Fastställande av dagordning.
6.
a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
b) Styrelsens balans- och resultaträkning för det senaste räkenskapsåret.
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
9. Fastställande av medlemsavgifter.
10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
11. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner).
12. Val av
a)
föreningens ordförande för en tid av 1 år.
b)
halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av 2 år.
c)
1-3 suppleanter i styrelsen för en tid av 1 år.
d)
1-2 revisorer jämte 1-2 suppleanter för en tid av 1 år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta.
e)
1-5 medlemmar i valberedningen för en tid av 1 år, av vilka en skall utses till sammankallande.
13. Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet. Inget ärende med avgörande betydelse för föreningen utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.
22 § Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 10 % av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall styrelsen inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Vidare skall kallelsen med förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida, anslås i föreningens lokal eller på annan lämplig plats. Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 17 § och 18 §.
Fylken
23 § Föreningen är uppdelad i ett ekosystem med olika fylken: kör- och konsertfylke, adminfylke, kommunikationsfylke, samt bildnings- och trivselfylke (se bilaga). Varje fylke har en sammankallande ledare som också representerar fylket i styrelsen. Fylkenas ledare skall ej ha ordföranderollen av demokratiskäl. Varje fylke har ansvar för olika områden och de skall komma med förslag till styrelsen angående aktiviteter och projekt.
• Kör- och konsertfylket ansvarar för den konstnärliga verksamheten med kören Eldandili Fantasy Choir som kärna. Fylket organiserar provsjungningar och körrepetitioner, samt ansvarar för repertoar, tematik, noter, arrangemang och kontakter med musiker och andra konstnärliga samarbetspartners. Provsjungning gäller alla nya ansökande till kören, samt för alla körsångare efter passerandet av 60 års ålder. Åldersgräns till kören är 16 år.
Vid konserter ansvarar fylket också för teknik, riggning, konsertpersonal, arrangörskontakt gällande konstnärliga frågor, rekvisita och övrig scenutrustning och utsmyckning. Körledaren, Queen Jennie Tiderman-Österberg, är ständig ledare för kör- och konsertfylket till dess hon själv abdikerar eller blir avsatt av enad förening.
• Adminfylket ansvarar för administration kopplat till ekonomi, fakturering, kontakt med samarbetspartners, medlemshantering, biljettadministration, projektmedel och kontakt med SENSUS. Ledaren för fylket är kassören som också är fylkets representant i styrelsen.
• Kommunikationsfylket ansvarar för extern förmedling av information så som hemsida, sociala medier, marknadsföring, grafisk profil, trailer, trycksaker, annonsering och konsertprogram. Ledaren för fylket, den marknadsansvarige, är fylkets representant i styrelsen.
• Bildnings- och trivselfylket ansvarar för workshops, föreläsningar och studiecirklar i samarbete med SENSUS, samt för demokrati- och likabehandlingsfrågor. Fylket arbetar också med att anordna interna aktiviteter för föreningens medlemmar, exempelvis körresor och dylikt. Ledaren för fylket är dess representant i styrelsen.
Valberedning
24 § Sammansättning, åligganden
Valberedningen består av 1-5 medlemmar, varav en sammankallande, valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast 2 veckor före årsmötet skall valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.
Revision
25 § Revision
För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning ska utses 1-2 revisorer och 1-2 suppleanter. Revisorerna utses av årsmötet och ska vara oberoende av dem de har att granska.
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.
Styrelsen
26 § Sammansättning
Styrelsen består av ordförande samt 6 övriga ledamöter samt 1-3 suppleanter. Styrelsen bör ha bred representation vad gäller kön, ålder, bakgrund etc. Styrelsen utser inom sig vice ordförande (kassör), sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Endast vid förhinder/frånvaro för ledamot inträder suppleant. Suppleanter kan dock alltid närvara vid styrelsemöten, dock utan rösträtt. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.
27 § Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall – inom ramen för dessa stadgar – svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att

• tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
• verkställa av årsmötet fattade beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens medel
• tillställa revisorerna räkenskaper mm enligt 24 §
• förbereda årsmöte
• Vara beslutande samarbetsorgan för de olika fylkena
• Sammanträda minst 4 ggr/år
  28 § Kallelse, beslutsmässighet och omröstning
  Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefon- eller digitalt sammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.
  29 § Överlåtelse av beslutanderätten
  Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till fylken, kommitté eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.
  Stadgarna uppdaterade av årsmötet 2024 och efterföljande styrelsemöte.